Las Empresas de Asesoramiento Financiero Nacional (EAFN), con el objetivo de garantizar la transparencia, seguridad y cumplimiento normativo, están obligadas a llevar un registro detallado de las operaciones, servicios y actividades que realizan. Este sistema de organización exige que el asesor financiero actúe siguiendo criterios de máxima claridad y trazabilidad.
Ahora bien, no todas las obligaciones de registro se aplican a las EAFN, ya que algunas son exclusivas de las Empresas de Servicios de Inversión (ESI). A continuación, respondemos a las principales preguntas sobre la obligación de grabar comunicaciones en el ámbito del asesoramiento financiero.
¿Qué se registra?
Se graban y almacenan las conversaciones telefónicas y comunicaciones electrónicas que estén relacionadas con:
- La recepción, transmisión o ejecución de órdenes de clientes.
- Las operaciones realizadas por cuenta propia (aunque esta parte no sería aplicable a las EAFN).
- Aquellas comunicaciones que pudieran haber dado lugar a una operación, incluso si finalmente no se ejecutó.
¿Por qué se graban estas comunicaciones?
El objetivo principal es garantizar el cumplimiento de la normativa, proteger los intereses del cliente y preservar la integridad del mercado. Estas grabaciones permiten realizar un seguimiento y supervisión adecuados por parte de las autoridades competentes.
¿Cómo se realizan las grabaciones?
Las comunicaciones deben realizarse a través de medios facilitados o autorizados por la entidad:
- Teléfonos corporativos
- Correos electrónicos oficiales
- Otros sistemas aprobados
No está permitido el uso de dispositivos personales no autorizados para comunicarse con los clientes.
¿Se informa al cliente de que las llamadas serán grabadas?
Sí. El cliente debe ser previamente notificado de que las conversaciones podrán ser grabadas. Esta comunicación se realiza una sola vez, antes de iniciar la prestación de servicios.
¿Se pueden utilizar otros medios de comunicación?
Sí, es posible comunicarse a través de canales alternativos seguros y duraderos, tales como:
- Correo electrónico
- Fax
- Correo postal
- Reuniones presenciales documentadas mediante actas o notas firmadas
¿Qué ocurre si el cliente no acepta la grabación de llamadas?
Si el cliente no ha sido informado previamente sobre la grabación o se niega a aceptar esta condición, la empresa no podrá prestarle servicios de inversión por vía telefónica en aquellas operaciones sujetas a esta obligación legal.
¿Durante cuánto tiempo se conservan los registros?
Los registros deben conservarse por un período mínimo de cinco años.
En caso de requerimiento de la CNMV, este plazo se amplía a siete años.
Durante este tiempo, los registros estarán a disposición del cliente si así lo solicita.
En definitiva, estas medidas de organización tienen un impacto directo en el ejercicio profesional del asesor financiero. Su cumplimiento no solo es obligatorio, sino que constituye una garantía legal y reputacional para el propio profesional y su relación con los clientes.
Miguel Lafita
Profesor del Máster en Asesoramiento Financiero de la UPV
Formación acreditada por la CNMV y EFPA
Asesor Financiero (MiFID II)
Agente Financiero (MiFID II)
Asistente Financiero (MiFID II)
Formación Acreditada por el Banco de España
Asesor Financiero en Crédito Hipotecario (LCCI)
Informador Financiero en Crédito Hipotecario (LCCI)
Actualización de Conocimientos
Actualización de Conocimientos en Asesoría Financiera (MiFID II)
Actualización de Conocimientos en Crédito Inmobiliario (LCCI)